RODO i zgodność w Planerio: ochrona danych jako standard
- Hosting oprogramowania w Niemczech
- Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) i TOM zawarte w standardzie
- Infrastruktura z certyfikatami BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017 i 27018
- Szyfrowanie AES-256 i rejestrowanie zdarzeń odporne na manipulacje
Planerio to oprogramowanie zgodne z RODO służące do planowania grafików pracy i zarządzania personelem. Państwa osobowe dane dotyczące planowania grafików są przetwarzane i przechowywane w Niemczech na infrastrukturze AWS posiadającej certyfikaty BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017 oraz 27018. Pozostałe dane osobowe, np. służące do bezpośredniej komunikacji między Planerio a Państwem, są przechowywane na terenie UE/EOG. Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO jest standardowo zawarta w Państwa umowie z Planerio. Krótko mówiąc: ochrona danych i zgodność w Planerio to decyzje dotyczące architektury oprogramowania, a nie opcjonalne dodatki. Przetwarzane są przy tym dane pracowników z elektronicznych akt osobowych oraz dane kadrowe. Również wymagana ustawowo dokumentacja czasu pracy podlega tym samym wymogom ochrony.
Zgodność z RODO
Co konkretnie oznacza zgodność z RODO w Planerio
Trzy filary — od lokalizacji serwera, przez umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV), aż po przejrzystość wszystkich podmiotów przetwarzających w UE/EOG.
Infrastruktura serwerowa AWS z certyfikatami BSI C5 i ISO/IEC
Planerio prowadzi całą swoją infrastrukturę oprogramowania na serwerach AWS z wyłączną lokalizacją centrum danych w Niemczech (Frankfurt nad Menem). Nie dochodzi do przekazywania danych do państw trzecich w rozumieniu wyroku TSUE C-311/18 (Schrems II). Odpowiednia dokumentacja jest dostępna na zapytanie.
AWS jest pierwszą firmą, której niemiecki Federalny Urząd Bezpieczeństwa Informacji (BSI) przyznał certyfikat C5 (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue). Ponadto region AWS Frankfurt posiada certyfikaty ISO/IEC 27017 (ochrona danych w chmurze) oraz ISO/IEC 27018 (ochrona danych osobowych w chmurze).
AVV zgodnie z art. 28 RODO – zawarta w standardzie
Akceptując ofertę, przyjmują Państwo naszą umowę powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO jako integralną część każdej umowy z Planerio – w tym środki techniczne i organizacyjne (TOM).
Bez osobnej procedury wnioskowania, bez dodatkowego nakładu pracy dla Państwa inspektorów ochrony danych.
Na życzenie oferujemy odrębną umowę AVV; w tej sprawie prosimy o bezpośredni kontakt z przedstawicielem handlowym Planerio.
Przejrzystość ochrony danych w obszarze UE/EOG
Oprócz głównego oprogramowania Planerio, firma korzysta z wyspecjalizowanych dostawców zewnętrznych do wewnętrznych procesów biznesowych, takich jak zarządzanie projektami i komunikacja z klientem.
Przetwarzanie danych osobowych przez te usługi odbywa się wyłącznie na terenie UE/EOG.
Pełny wykaz stosowanych podmiotów przetwarzających oraz cała dokumentacja techniczna są dostępne na zapytanie.
Koncepcja bezpieczeństwa
Przegląd technicznych środków ochrony
Planerio chroni logowania, osobowe dane dotyczące planowania grafików oraz procesy wszystkich użytkowników i użytkowniczek poprzez wielowarstwową koncepcję bezpieczeństwa.
Chroniony dostęp i uwierzytelnianie
- Single Sign-On (SSO): centralne zarządzanie tożsamością, redukuje powierzchnię ataku
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA): dostępne w standardzie, zalecane dla obszarów regulowanych
- Uprawnienia dostępu oparte na rolach: konfigurowalne na poziomie działu i przedsiębiorstwa
Bezpieczeństwo danych i dostępność
- Szyfrowanie: AES-256 dla przechowywanych danych, TLS 1.3 dla transmisji danych (obsługiwane TLS 1.2 jako rozwiązanie awaryjne)
- Backup i Disaster Recovery: udokumentowana koncepcja awaryjna; RTO ≤ 24h, RPO ≤ 24h
- Rejestrowanie zdarzeń odporne na manipulacje: każda zmiana jest zapisywana w sposób trwały i podlega audytowi
- Reagowanie na incydenty zgodnie z art. 33 RODO: powiadomienie klientów w ciągu maksymalnie 72 godzin
Ochrona zdrowia i sektor publiczny
Zgodność dla branży ochrony zdrowia i sektora publicznego
W przypadku szpitali, placówek opiekuńczych i instytucji publicznych sama zgodność z RODO nie wystarcza. Planerio natywnie odwzorowuje wymogi specyficzne dla sektora — w sposób zautomatyzowany, odporny na manipulacje i z funkcją ostrzegania w przypadku nieprzestrzegania obowiązujących przepisów układów zbiorowych.
Arbeitszeitgesetz (niemiecka ustawa o czasie pracy) – automatycznie i bezpiecznie
Maksymalny czas pracy, okresy odpoczynku i logika odliczania przerw są odwzorowane automatycznie i w sposób odporny na manipulacje zgodnie z ArbZG. Bez ręcznego porównywania w Excelu, bez konieczności uzupełniania danych po kontroli podatkowej.
PPBV, PpUGV, PPP-RL i inne – dokumentacja gotowa do kontroli
Planerio dokumentuje wymagane ustawowo minimalne obsady kadrowe dla regulowanych obszarów w ochronie zdrowia w sposób gotowy do kontroli i przejrzysty. Eksporty na potrzeby audytu są dostępne w każdej chwili za pomocą jednego kliknięcia.
TVöD, TV-L, TV-Ärzte, zakładowe układy zbiorowe i porozumienia z radą pracowników
W Planerio można odwzorować również komunalne i uniwersyteckie układy zbiorowe pracy, a także indywidualne porozumienia z radą pracowników. Podczas konfiguracji Planerio są one wprowadzane bezpośrednio do logiki planowania i ewidencji czasu pracy – zespół wdrożeniowy Planerio wyjaśni Państwu, jak to zrobić, w ramach konfiguracji oprogramowania.
Zgodność z RODO
Planerio w porównaniu do ogólnych rozwiązań Workforce Management
Osoby podejmujące decyzje IT w branżach regulowanych podczas porównywania oprogramowania zawsze zadają nam to samo pytanie: „Czy nasze dane osobowe są w Planerio naprawdę bezpieczne?”. W poniższej tabeli mogą Państwo sprawdzić, co jest istotne przy wyborze rozwiązania do planowania grafików lub Workforce Management i jak Planerio spełnia te ważne czynniki:
| Kryterium | Planerio | Ogólne narzędzia WFM |
|---|---|---|
| Lokalizacja serwera (osobowe dane dotyczące grafików) | Wyłącznie w Niemczech (AWS Frankfurt) | Nie zawsze w DE, częściowo w UE i/lub trudne do zidentyfikowania |
| Zgodność z RODO i dostępność AVV | Standardowo część naszej dokumentacji umownej; alternatywnie: osobna umowa | Częściowo tylko na zapytanie |
| Środki techniczne i organizacyjne (TOM) | Zawarte w standardzie jako załącznik do AVV | Częściowo tylko na zapytanie |
| Natywne odwzorowanie ArbZG | Różne ostrzeżenia w przypadku nieprzestrzegania | Odpowiedzialność za przestrzeganie leży po stronie użytkowników |
| Dokumentacja PPBV, PpUGV i PPP-RL | Dostępna w standardzie | Częściowo możliwe, częściowo nie |
| TVöD, TV-L, TV-Ärzte i układy komunalne | Możliwe do odwzorowania, w tym zazwyczaj indywidualne zakładowe układy zbiorowe | Odpowiedzialność za przestrzeganie leży po stronie użytkowników |
| Protokoły odporne na manipulacje | Zapewnione przez system | Zmienne |
| Specjalizacja oprogramowania | Specjalnie dla branż o złożonych wymaganiach | Często ogólne lub międzybranżowe |
W skrócie
Dokumentacja ochrony danych Planerio w skrócie
Jakie dokumenty i gdzie można otrzymać — oraz które z nich są standardowo częścią Państwa umowy.
Dokument
Dostępność
Umowa powierzenia przetwarzania danych (AVV) zgodnie z art. 28 RODO
Zawarta w umowie
Środki techniczne i organizacyjne (TOM)
Załącznik do AVV
Publicznie dostępne
Certyfikaty AWS (BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017, 27018)
Publicznie dostępne
Potwierdzenie lokalizacji serwera (AWS Frankfurt)
Na zapytanie
Koncepcja reagowania na incydenty (art. 33 RODO)
Na zapytanie
FAQ
Często zadawane pytania dotyczące ochrony danych i zgodności w Planerio
Tak. Wszystkie osobowe dane dotyczące planowania grafików są przetwarzane i przechowywane wyłącznie w Niemczech. Nie dochodzi do przekazywania danych do państw trzecich w rozumieniu wyroku TSUE C-311/18. Umowa AVV zgodnie z art. 28 RODO jest zawarta w standardzie lub może zostać zawarta osobno, zgodnie ze specyfiką przedsiębiorstwa.
Tak. Planerio prowadzi swoją infrastrukturę oprogramowania na serwerach AWS z wyłączną lokalizacją centrum danych w Niemczech (Frankfurt nad Menem). Odpowiednia dokumentacja jest dostępna na zapytanie.
Planerio prowadzi swoją infrastrukturę na infrastrukturze chmurowej AWS posiadającej certyfikaty BSI C5, ISO/IEC 27001, 27017 oraz 27018. Certyfikaty AWS są publicznie dostępne. Dokumentacja techniczna Planerio jest dostępna dla inspektorów ochrony danych, biegłych rewidentów i rad pracowników na zapytanie.
Tak, Planerio jest zgodne z RODO i nadaje się dla firm każdej wielkości — od gabinetu lekarskiego po sieć klinik, od zakładu rzemieślniczego po przedsiębiorstwo przemysłowe z wieloma placówkami. Niezależnie od wielkości firmy obowiązują te same standardy ochrony danych: AVV i TOM są standardowo zawarte w każdej umowie z Planerio.
Planerio dokumentuje wymagane ustawowo minimalne obsady kadrowe dla regulowanych obszarów w sposób gotowy do kontroli i przejrzysty – w tym na bloku operacyjnym, oddziale intensywnej terapii i psychiatrii. W przypadku zagrożenia nieosiągnięciem minimalnej obsady Planerio automatycznie ostrzega w czasie rzeczywistym. Eksporty na potrzeby audytu są dostępne w każdej chwili, bez dodatkowego nakładu pracy dla zespołu planującego.
Maksymalny czas pracy, okresy odpoczynku i logika odliczania przerw są odwzorowane automatycznie i w sposób bezpieczny zgodnie z ArbZG. TVöD, TV-L, TV-Ärzte oraz indywidualne zakładowe układy zbiorowe są zintegrowane bezpośrednio z logiką planowania po skonfigurowaniu konta – bez ręcznego porównywania.
Planerio posiada udokumentowaną koncepcję reagowania na incydenty. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa klienci zostaną poinformowani zgodnie z art. 33 RODO w możliwie najkrótszym czasie, nie później jednak niż w ciągu 72 godzin.
Tak, ponieważ wydrukowany wywieszony grafik oferuje niekontrolowany dostęp, brak rejestrowania zmian i brak ograniczeń dostępu zgodnych z ochroną danych. Dane osobowe w grafiku pracy podlegają art. 88 RODO w zw. z § 26 BDSG.
Wysyłanie grafików pracy pocztą elektroniczną jest również problematyczne z punktu widzenia ochrony danych: niezaszyfrowana wiadomość e-mail jest pod względem prawnym porównywalna z kartką pocztową – dane osobowe, takie jak godziny pracy i nazwiska, są potencjalnie widoczne dla osób trzecich. Dzięki Planerio oba te problemy znikają: pracownicy widzą swój grafik wyłącznie poprzez zaszyfrowaną aplikację dla pracowników z dostępem opartym na rolach.
Bez wywieszania, bez e-maili, bez ryzyka dla ochrony danych.
Sprawdzone rozwiązanie: ponad 4 000 placówek
Wyjaśnij kwestie ochrony danych osobiście – w 30 minut.
Mają Państwo konkretne pytania dotyczące lokalizacji serwerów Planerio, AVV, certyfikatów lub zgodności specyficznej dla sektora? Podczas osobistej prezentacji produktu Planerio odpowie na wszystkie pytania dotyczące bezpieczeństwa danych – w sposób przejrzysty, bezpośredni i bez presji sprzedażowej.
Niniejsza treść służy ogólnej informacji i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani porady w zakresie ochrony danych. Informacje dotyczące wymogów prawnych (RODO, ArbZG, TVöD, PpUGV i inne) zostały przygotowane zgodnie z najlepszą wiedzą i na podstawie publicznie dostępnych źródeł. W celu uzyskania wiążącej oceny prawnej prosimy o kontakt z wykwalifikowanym doradcą prawnym lub Państwa inspektorem ochrony danych.